Tilitoimistot tarjoavat asiakasyrityksilleen myös palkanlaskenta- ja palkkahallintopalveluita. Koko yrityksen palkanlaskennan voi siirtää täysin tilitoimistolle, jonka henkilökunta hoitaa kaikki palkkahallinnon osa-alueet itsenäisesti, mutta johtoryhmän kanssa yhteistyössä. Toinen mahdollisuus on, että tilitoimiston huoleksi jää osa palkanlaskentaan liittyvistä töistä. Loput tehtävistä hoitaa yrittäjä itse, tehtävät sisällytetään esimerkiksi sihteerin toimenkuvaan, tai yritykseen palkataan työntekijä, joka keskittyy tähän osa-alueeseen.

Tarvittavat tiedot

Tilitoimisto voi hoitaa yrityksen palkanlaskennan itsenäisesti, mutta sillä tulee olla pääsy erilaisiin tietoihin. Palkkojen laskemista varten tilitoimisto tarvitsee työntekijältä verokortin, työntekijän pankin tilinumeron sekä hänen henkilötunnuksensa ja henkilötietonsa, kuten nimen ja osoitteen. Työnantajalta tilitoimisto tarvitsee kopion työsopimuksesta, josta käy ilmi, mitä palkkausmenetelmää käytetään ja mikä on palkan määrä. Lisäksi voidaan tarvita lista toteutuneista työtunneista sekä sairaspoissaoloista.

Palkkojen laskeminen ja palkanmaksu

Tilitoimistojen työtä helpotta se, että tiedot voi yleensä syöttää suoraan palkanlaskentaohjelmaan, joka laskee eri osat automaattisesti. Tämä ei kuitenkaan poista kokonaan oikean ihmisen antamaa panosta, sillä toisinaan on poikkeustilanteita ja luvut tulee aina joka tapauksessa tarkistaa. Palkkojen laskemisessa käytetään yleensä samaa tiettyä kaavaa. Bruttopalkkaan voidaan lisätä loma-ajan korvaus sekä palkanlisät ja veronalaiset luontoisedut, minkä jälkeen vähennetään ennakonpidätys. Tulokseen lisätään verovapaat korvaukset ja vähennetään työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksu. Jäljelle jäävä summa on työntekijän nettopalkka, joka maksetaan hänen pankkitililleen. Tilitoimisto voi hoitaa myös palkkojen maksamisen ajallaan työntekijöiden tileille tai toimittaa yritykselle maksettavat summat hyvissä ajoin ennen palkkapäivää.

Laskelmat ja raportointi

Usein tilitoimisto hoitaa myös työntekijöiden poissaolo- ja lomatietojen käsittelyn sekä palkkalaskelmien toimittamisen työntekijöille. Toimenkuvaan kuuluu yleensä myös erilaisten viranomaisten vaatimien lakisääteisten toimenpiteiden hoitaminen sekä raportointi muille asiaankuuluville tahoille, kuten vakuutusyhtiölle. Palkkoihin liittyen yrityksen tulee suorittaa erilaisia sivukuluja, kuten TyEl-, SOTU- ja työttömyysvakuutusmaksut, sekä muut vakuutukset. Näiden laskeminen ja usein myös maksatus jää yleensä tilitoimiston huoleksi.

Tilitoimisto huolehtii yleensä myös palkka-aineistojen arkistoinnista sekä työntekijöitä koskevien tietojen säilyttämisestä. Lisäksi se voi olla ensimmäinen yhteyshenkilö, johon työntekijä ottaa yhteyttä ongelmatilanteissa koskien palkkoja ja palkanlaskentaa. Tällöin tilitoimisto hoitaa asiakasyrityksen palkkahallinnon kokonaisvaltaisesti ja vapauttaa yrityksen työntekijät keskittymään omaan ydinosaamiseensa.